מערכות של ארגונים
מילר ורייס – מערכות של ארגונים
מסגרת קונספטואלית
כל ארגון הוא מערכת פתוחה, בעלת איפיונים של אורגניזם ביולוגי. מערכת פתוחה יכולה להתקיים על ידי החלפת חומרים עם הסביבה. הארגון זקוק לתהליכים של תשומה – המרה – תפוקה על מנת להתקיים, כמו כל אורגניזם. לא את כל התשומות מהסביבה והתפוקות ניתן למדוד בכלל או בכסף, למשל – יוקרה, הערכה עצמית, כבוד, כוח, מידע.
מערכות פעילות וגבולותיהן
יש להבחין בין פעילות אופרטיבית (תפעולית), תחזוקתית ורגולטורית.
תהליכים ופעילויות בארגון
תהליך הוא טרנספורמציה או סדרה של טרנספורמציות המופעלות על תשומות העוברות בתוך מערכת, וכתוצאה מכך, משתנות התשומות בפוזיציה, בצורה, בגודל, בתפקוד או באופן אחר.
פעילות היא יחידת עבודה. יוצרי הפעילות (אנשים, מכונות) – משאבים.
ארגון מקיים קשר עם סביבתו באמצעות תהליכים שונים של תשומה – המרה – תפוקה בפעילויות שונות.
פעילות תפעולית – פעילות התורמת ישירות לתהליכי תשומה, המרה ותפוקה, המאפיינים ארגון בוגר (או יחידה בתוך ארגון) ומבחינים אותו מארגונים אחרים (או מיחידות אחרות באותו ארגון).
פעילות תחזוקה – רכישה וחידוש, לרבות הדרכה ואימון, של משאבים המייצרים פעילויות תפעוליות (לרבות גיוס עובדים).
פעילות רגולטורית – פעילות בעניין היחס/הקשר בין פעילויות תפעוליות שונות זו אל זו או בין פעילות תחזוקה לפעילות תפעולית.
גם פעילויות של תחזוקה ורגולציה ניתן לנתח במונחים של תשומה, המרה ותפוקה.
מערכות של פעילות
מערכת של פעילות היא כל הפעילויות הנדרשות על מנת להשלים טרנספורמציה של תשומה לתפוקה.
מערכת משימה (task system) היא מערכת פעילויות ועוד המשאבים האנושיים והפיזיים הנדרשים לבצע פעילויות. המושג מערכת מתייחס לעובדה שכל מרכיב של פעילות קשור ותלוי בפעילויות נוספות באותה מערכת והמערכת בשלמותה ניתנת לזיהוי כמערכת אחת ובמידה מוגבלת היא בלתי תלויה במערכות סמוכות.
למערכת יש גבולות המפרידים אותה מהסביבה. תשומות (intake) חוצות את גבולות המערכת ועוברות תהליכי המרה בתוכה. העבודה המתבצעת בתוך המערכת ניתנת למדידה על ידי ההבדל בין התשומה לתפוקה. הבדל בר מדידה בין תשומה לתפוקה אינו הקריטריון היחיד לגבולות של מערכת. בקו ייצור, בו נעשות פעולות רבות, כל פעולה אינה מהווה מערכת נפרדת. יש צורך בחוסר המשכיות בין הפעולות כדי לקבוע גבול, חוסר המשכיות המובחן על ידי טכנולוגיה, טריטוריה, זמן או צרוף של אלה. במערכות פשוטות אין גבולות פנימיים בין תת מערכות או בין פעילות שונות – תפעול, תחזוקה או רגולציה. במערכות מורכבות יש גבולות פנימיים, ובמערכות מורכבות גדולות יש דיפרנציאציה במספר סדרים – תת מערכות שלהן תת מערכות, שכולן מערכות פתוחות. המערכת הגדולה היא הסביבה של תתי המערכות בה.
פעילויות של השגחה (monitoring) ופיקוח על גבולות
מה שמבחין בין מערכת לבין הצטברות של פעילויות ושומר על גבולות המערכת הוא קיומה של רגולציה. רוב התהליכים הם במידה מסוימת בעלי רגולציה עצמית, במובן זה שטבעו של התהליך או מבנהו כופה מגבלות על הפעילויות המשולבות של המערכת. אופרציה מסוימת מווסתת באופן אוטומטי על ידי האופרציות שלפניה ושלאחריה. אך רגולציות אינהרנטיות (למשל תהליך כימי) אינן נחשבות לפעילות רגולטורית.
שתי פעולות של רגולציה: השגחה (monitoring) ופיקוח על גבולות. השגחה – פעולות פנימיות בתוך המערכת, הקשורות לבדיקה תוך כדי הפעילות, שאינן זהות לפיקוח בגבולות של המערכת ואינן קשורות אליה. פיקוח על גבולות – פעולות חיצוניות לפעילות התפעולית, המתרחשת בגבולות המערכת, הן בין פעולות פנימיות בתוך המערכת, בין שלבים שונים של התהליך הפנימי והן בין המערכת ובין סביבתה. רגולציה של הגבול היא חיצונית לתפעול פעולותיה של המערכת. הגבול שסביב מערכת אינו קו אלא אזור עם שני גבולות, האחד בין הפעילויות הפנימיות של המערכת ובין אזור הרגולציה והשני בין אזור הרגולציה ובין סביבתו.
הפונקציה של הפיקוח על הגבולות[1]
היחס בין הפונקציה של הפיקוח על הגבולות ובין תהליך התשומה-המרה-תפוקה מוצג בסרטוט הראשון. הסרטוט השני מתאר את מערכת הפעילויות ואת הקשר של הפיקוח על הגבולות לפעילויות התפעוליות.
רגולציה אופרציה רגולציה
תהליך המרה בדיקה בדיקה
הפונקציה של הפיקוח על הגבולות פעילויות תפעוליות
Intake תפוקה
חוסר המשכיות בין מערכות או תת מערכות הוא תנאי חשוב לקיומו המשמעותי של גבול, הן להגדרת המערכת והן למתן משמעות ליחסים בין המערכות משני צידי הגבול.
גם פעילות של רגולציה ניתנת לניתוח במונחים של תהליך תשומה – המרה – תפוקה: המידע הוא התשומה, עיבודו הוא תהליך ההמרה והחלטות על הכנסת או אי הכנסת שינויים במערכת או בתהליכים בה הן התפוקות. כאשר הפיקוח נעשה בגבול בין הארגון ובין סביבתו או בין מרכיבים מובחנים בתוך הארגון, אין בעיות בהגדרת הגבול (boundary confusion). הבעיות מתעוררות כאשר מוכנסות פעולות פיקוח אוטומטיות, הכוללות אמצעי משוב ותיקון עצמי, מאחר שאלו מאיינות את הצורך לערוך הפסקות לפיקוח בין מערכת אחת של פעילויות תפעוליות לזו שאחריה.
פעילויות השגחה[2]
ניתן לבצע פעולות השגחה בצורה של בדיקה בעין או על ידי הכנסת מיכשור מתאים. התוצאות של הכנסת פונקצית השגחה מתמשכת (פעולת משוב אוטומטית החוזרת על עצמה) מוצגות בסרטוטים 3 ו – 4 במאמר (לא ציירתי כאן, מסובך מידי בשבילי וגם לא היה צריך לקרוא עמודים אלה). ככל שמערכת הרגולציה – ההשגחה ממוחשבת יותר, ניתן לבנות מערכת אוטומטית מדורגת של פעילויות של רגולציה ועל ידי כך נוצרת מערכת מאוחדת, שבה הגבולות הפנימיים כמעט חסרים, אולם תמיד יווצר צורך בנקודה כלשהי שבה תופסק מערכת הרגולציה האוטומטית שלם השגחה ידנית על התפוקה. בנקודה זו מתרחשת חוסר ההמשכיות של הארגון ונקבע הגבול שלו.
יחידים, קבוצות וגבולותיהם[3]
לכל ארגון נדרשים משאבים להפעלת יחידות העבודה – הפעילויות – באמצעותן מונעים התהליכים. מלבד המשאבים הנדרשים ליצירת הפעילויות עצמן, יש צורך לספק סביבה שבה יהיה ניתן לפעול – המשאבים הפיזיים והאנושיים, שצריכים להיות מותאמים לפעילויות עצמן, והם שונים מארגון לארגון וגם בחלקים שונים של אותו ארגון. המשאב האנושי מציב בעיות שונות מאלו של המשאבים הפיזיים. בני אדם אינם קיימים רק כפרטים, אלא בקבוצות, לרבות כשהם חברים בה בעת במספר קבוצות שונות, עם אינטראקציה בין הפרטים ובין הקבוצות. על כן, כל תיאוריה של ארגונים.
גם הפרט, בין כבודד ובין בתוך קבוצה, הוא מערכת פתוחה, היכול להתקיים רק תוך כדי תהליכי חליפין עם הסביבה. לפרטים ולקבוצות יכולת להעביר את עצמם בזמנים שונים למערכות פעילות שונות, ורק חלק מפעולות לאו רלבנטיות לביצוע של המשימות של הארגונים השונים, אליהם הם שייכים.
ניתן לתאר את הפרט, הקבוצה הקטנה והקבוצה הגדולה במונחים של עולמם הפנימי, הסביבה החיצונית ותיפקוד הגבולות השולטים על הטרנסאקציות בין מה שבפנים ובין מה שבחוץ.
הפרט[4]
אישיות הפרט מעוצבת עפ"י התורשה הביולוגית וחוויותיו בתהליך גדילתו, בייחוד בינקות ובילדות. בחברה התעשייתית המודרנית לאדם שלושה תחומי התנהגות חופפים – המשפחה, העבודה ופעילויות חברתיות – בהם הוא מתפתח. באמצעות תחומים אלו האדם מספק את צרכיו הפיזיולוגיים והפסיכולוגיים. דפוסי היחסים של האדם עם אחרים הם תוצאה של הטמעת יחסיו כילד עם הוריו, בני משפחתו ואחרים בסביבתו.
התקוות והפחדים השולטים על ציפיותיו של הפרט כיצד יתייחסו אליו אחרים והאמונות והעמדות המצויות בבסיס קוד ההתנהגות שלו נובעים מיחסיו הקודמים ונבנים אל תוך דפוס ההופך להיות האישיות שלו ועולמו הפנימי. עולם פנימי זה כולל את הדחפים הפרימיטיביים המולדים ואת הפיקוח הפרימיטיבי על דחפים אלו הנובע ביחסים ינקותיים שלו עם סמכות.
תיאורית יחסי האובייקט מהווה תרומה חשובה להבנת התפתחות האישיות. לפי תיאוריה זו, התינוק אינו מבחין בין עצמו לסביבתו, אין לו אגו היכול להבחין בין רגשותיו לבין גורמיהן, מה שהוא מרגיש לגבי אובייקט חיצוני הופך להיות תכונה של אותו אובייקט, הוא משליך את רגשותיו על האובייקט, אובייקט הנותן לו סיפוקים וריגושים הוא אובייקט טוב ואילו אובייקט שמתסכל אותו או פגוע בו הוא אובייקט רע. במאבקו של התינוק עם תכונות סותרות הוא מפצל את האובייקטים לטובים ולרעים, המייצגים את ההיבטים המספקים והמתסכלים שלהם. אך עליו ללמוד שבמציאות, אותו אובייקט הוא לעתים מספק ולעתים מתסכל. זה יכול להיות המקור של מה שבעתיד יכול להופיע כאהבה מגינה או כשנאה הרסנית – אינקורפורציה של התכונות הרעות ביחד עם התכונות הטובות.
אצל הפרט הבוגר, האגו – המושג של העצמי כפרט ייחודי - מתווך את היחסים בין העולם הפנימי של אובייקטים טובים ורעים ובין העולם החיצוני של המציאות, ובכך מהווה כמנהיג של האישיות. האגו הבוגר יכול להבחין בין הדברים האמיתיים בעולם החיצוני ובין מה שמושלך עליו מבפנים, בין מה שיש לקבל ולעשות לו אינקורפורציה פנימה ובין מה שיש לדחות בו. האגו הוא שיכול להגדיר את הגבול בין הפנימי לחיצוני ויכול לשלוט ולפקח על הטרנסאקציות בין השניים. האגו הוא אזור הגבול המתווך בין העולם הפנימי לסביבה.
הנטייה האנושית לפצל את הטוב מהרע שבתוכם ולהשליך את הרגשות על אחרים, היא אחד המחסומים העיקריים מפני הבנה ופיקוח של ועל היחסים בין אנשים ובין המשימות שלהם. הקושי לקבל שניתן לחוש אהבה ושנאה כלפי אותו אדם מתעצם ביחסים שבין מנהלים וכפיפים. הכפיפים תלויים במנהליהם בהגדרת המשימות ובקבלת המשאבים לצורך מילויין. מנהל שנכשל, כפי שקורה לא אחת, מונעים מהכפיפים סיפוק, ובכך גורמים שהם יהיו שנואים. התלות ההדדית בין המנהל ובין כפיפיו מגבירה את הצורך שלהם להגנה מפני הכוח ההרסני של העוינות הפוטנציאלית שלהם זה כלפי זה.
הקבוצה[5]
עולמו הפנימי של הפרט תואר כמורכב מאובייקטים וחלקי אובייקטים (part object) שמקורם ביחסיו עם אחרים. לפרט, אם כך, אין כל משמעות אלא בתוך מערכת יחסים עם אחרים. הוא משתמש בהם והם בו לביטוי דעות, לביצוע פעולות ולביצוע תפקיד. הפרט הוא יצור קבוצתי. כל אחד נושא עימו את הקבוצות בהן היה החבר וחוויותיו בהן ישפיעו על עיצוב אישיותו ועל דפוסי יחסיו עם אחרים.
כל קבוצה, גם מקרית, נפגשת כדי לעשות משהו. חברי הקבוצה משתפים פעולה זה עם זה בעשייה – משימה זו. מאחר שהמשימה אמיתית, הם צריכים להתייחס למציאות על מנת לבצע את המשימה ועליהם להתנהג בצורה רציוניולית. תוך כדי ביצוע המשימה וההתייחסות ההדדית, חברי הקבוצה מפתחים עמדות ואמונות זה על זה ועל הקבוצה, עמדות ואמונות שהן מעבר לצורך לבצע את המשימה, וכך הם מניחים הנחות על עצמם כפרטים ועל הקבוצה (כזכור מדובר בשלוש הנחות בסיסיות: תלות, זוגיות והילחם-ברח. כך, שללא קשר למשימה הבסיסית, קבוצות מתנהגות כאילו הן נפגשות כדי להיות תלויים זה בזה לשם סיפוק צרכים נפשיים ופיזיים, או שנפגשות כדי להתרבות, או שנפגשות כדי להילחם במישהו או במשהו או לברוח ממישהו או ממשהו). הנחות אלו יחד עם העמדות כלפי המשימה מספקות את האקלים האמוציונלי במפגש הקבוצתי.
העולם הפנימי של הקבוצה מורכב [1] מהתרומות של כל אחד מחבריה להשגת מטרתה, [2] ומהתחושות והעמדות שחבריה מפתחים זה כלפי זה וכלפי הקבוצה, כלפי פנים וכלפי חוץ. ברמת ביצוע המשימה, החברים מתנהגים כבוגרים וכרציונלים, וברמת ההנחות, הם מתקשרים (קשה למצוא תרגום מדויק לעברית, המונח באנגלית הוא collusion, שזה קרוב יותר לקשר קונספירטיבי) זה עם זה כדי לתמוך או למנוע את מה שהם נפגשו לעשות. הדפוס המתקבל הוא של שיתוף פעולה וקונפליקט בין חבריה כפרטים וביניהם ובין תרבות הקבוצה.
הסביבה החיצונית של הקבוצה כוללת יחידים אחרים, קבוצות וארגונים, שלפרטים החברים בהם יש אינטראקציות עם הקבוצה וחבריה הן כפרטים והן כחברי הקבוצות והארגונים (סרטוט 6 במאמר). הקבוצה, בעלת הנחות בסיסיות על עצמה, פולשת אל תוך גבולות הפרט והקשרים החיצוניים של הפרט שוברים את הגבולות של הקבוצה.
לגודל הקבוצה השפעה על דפוסי ההתנהגות שלה ושל חבריה. בקבוצה קטנה, של פנים אל פנים (7 עד 16 חברים), יש עדיין יחסים אישיים קרובים, אך עזיבת אדם אחד אינה מסכנת אותה. הקבוצה הקטנה מספקת גבול שבו החבר מוכר ובטוח, הוא יכול לבקש חיזוקים וסיוע, ובתמורה עליו להיות קונפורמי לדפוסי ההתנהגות המקובלים בה ולתרום להנחות המצויות בבסיס תרבותה.
קבוצות גדולות יותר יכולות להיות מורכבות מקבוצות קטנות יותר או לא. משך חייהן של קבוצות גדולות לא מורכבות הוא בדרך כלל קצר, ובהעדר הבלמים הנכפים על חבריה על ידי היחסים המובנים ביניהם, הם נשלטים על ידי הנחות לא רציונליות (המון מוסת וכו'). מאחר שארגונים בנויים מקבוצות אנושיות גדולות, יש לקחת בחשבון גם השפעת הקבוצה הגדולה.
הקבוצה הגדולה מורכבת מיחידים ומקבוצות קטנות, פורמליות (החברות והמטרות תואמים את מטרות הארגון) או לא פורמליות. היחיד מתייחס לארגון דרך החברות ביותר מקבוצה קטנה אחת. האינטראקציה בין החברים והקבוצות היא סימולטנית הן ברמה המודעת והלא מודעת והן ברמת העבודה וההנחות.
הפונקציה של המנהיגות של הקבוצה, קטנה כגדולה, היא כשל האגו – הפונקציה של הגבול השולט על הטרנסאקציות בין הקבוצה ומה שבה ובין סביבתה. הפעילות היא זו שמגדירה את המנהיגות ולא האדם, ייתכנו מנהיגים שונים לקבוצה אחת בזמנים שונים.
קיומה של קבוצה מניח השקעה אמוציונלית כלשהי על ידי חבריה בזהות של הקבוצה ובשימור גבולה. קבוצות שונות זו מזו במידה של השמירה על הגבול, כלומר במידת חשיבותן עבור חבריהן, וזה משתקף בטרנסאקציות משני עברי הגבול של הקבוצה.
טרנסאקציות בין קבוצתיות[6]
יחסים בין קבוצתיים כוללים טרנסאקציות מעבר לגבול הקבוצה. כדי להוציא לפועל טרנסאקציות כאלה יש צורך בשפה משותפת בתוך הקבוצה ובין הקבוצה לסביבה ובייצוג מוסכם על הקבוצה שמייצג אותה כלפי חוץ. כאשר, במסגרת טרנסאקציות כאלה, נפגשים נציגים של מספר קבוצות, נוצר גבול חדש הן מסביב לנציגים והן מסביב לכל הקבוצות, שנציגיהן נפגשים. לעתים גבולות אלו הם ארעיים ופעמים אחרות הם הופכים לקבועים ולחזקים יותר מהגבולות הישנים.
יציאה של נציג החוצה לשם ייצוגה של קבוצתו, עלול להחליש את הקבוצה, אם היא אינה פעילה באותה תקופה, שמשמעות חוסר פעילות זו היא שכל הפעילות של הקבוצה מושקעת בנציג, ובהעדרו הקבוצה נשארת חסרת כוח. מצד שני, אם הקבוצה ממשיכה להיות פעילה בהעדר הנציג, היא משתנה, ואז הנציג כבר אינו הנציג שלה, אלא של מה שהייתה בעבר.
לטרנסאקציות בין קבוצות יש פוטנציאל לשינוי הגבולות המוכרים של הקבוצות, אך כל מערכת פתוחה מתקיימת באמצעות טרנסאקציות כאלה. זה מעורר דילמה: מחד גיסא, הביטחון נמצא בשימור הגבולות הקיימים ובהימנעות מטרנסאקציות מעבר לגבול, מאידך גיסא, ההישרדות תלויה בטרנסאקציות עם הסביבה, תוך סיכון להריסתה של הקבוצה.
Task priorities and constraints
סדר העדיפויות של המשימה – סדר העדיפויות של הפעילויות, שבאמצעותן מתייחס הארגון לסביבתו וחלקי הארגון מתייחסים זה אל זה ואל הארגון השלם. המשימה של כל ארגון ניתנת להגדרה בצורה כללית כדרך להבטיח את החליפין (תשלומים) על ידי המרת התשומות לתפוקות, עלות מינימלית של התהליך מהווה דחייה של מותו של הארגון. לכל ארגון מגוון של משימות, תשומות ותפוקות, אך לכל ארגון בכל זמן נתון יש משימה ראשונית – המשימה שאותה הוא צריך לבצע כדי להתקיים.
המושג של משימה ראשונית
הגדרת המשימה הראשונית קובעת את המערכת הדומיננטית של מערכת תשומה – המרה – תפוקה ואת הפעילויות התפעוליות של הארגון (ולא את פעילות התחזוקה והרגולציה), היא מגדירה את המשאבים הנדרשים ולכן קובעת את סדרי העדיפויות הבנויות אל תוך המערכת.
אחת האימפליקציות של הגדרה זו היא שעלול להיות קונפליקט בין הדרך שבה מערכת מגדירה את משימתה הראשונית ובין הדרך שהמערכת השולטת בה מגדירה זאת. גם הגדרותיה של הסביבה את המשימה הראשונית יכולות להיות שונות מהגדרות הארגון עצמו, והתוצאה היא מגבלות על הגדרת המשימה של הארגון.
למשימה הראשונית יש משימות נילוות ומשימות מסייעות, אשר עשויות להפוך למשימות ראשוניות, לפחות באופן זמני. שינוי זמני בהגדרת המשימה הראשונית של ארגון עשוי להביא לשינוי בהגדרה הקבועה של המשימה הראשונית, ולכן לשינוי בסדרי העדיפויות של המשימות השונות שלו. התנהגות הארגון עשויה להראות שהמשימה הראשונית שלו השתנתה. לא בכל הארגונים יש סדר עדיפויות קבוע ומוסכם של המשימות, ולעתים המשימות הראשוניות של ארגון מתחלפות, תוך כדי הפעילות שלו. לעתים, קשה משימות הראשוניות של ארגון סותרות זו את זו ודורשות משאבים שונים לשם הפעלתן והשגתן של המטרות (שירות בתי סוהר הרואה בשיקום את משימתו הראשונית יבנה בתי סוהר פתוחים עם צוות מטפל ואילו שירות כזה הרואה בסגירת האסירים אחרי סורג ובריח ומניעתם מפני ביצוע עבירות בתקופת המאסר כמשימה הראשונית – יבנה בתי סוהר סגורים ויאייש אותם בשומרים).
משימה ראשונית אינו מושג נורמטיבי. אין חובה שלכל ארגון תהיה משימה ראשונית או שהוא יגדיר לעצמו כזו, אלא שלכל ארגון יש בכל זמן נתון משימה אחת שהיא ראשונית. קיומו של ארגון הוא בסכנה אם מנהיגי הארגון מגדירים את המשימה הראשונית בצורה לא נכונה או שהמנהיגים והחברים אינם מסכימים על ההגדרה שלה. גם אם ארגון נתפס רק ככלי לביצוע המשימה, ללא הגדרה מתאימה של המשימה, הוא צפוי להתפוררות.
משאבים ומגבלות
משאבים מסייעים לביצוע הפעילויות שבהן התשומות עוברות המרה לתפוקות. המשאבים הנדרשים לביצוע המשימה הם פיזיים ואנושיים. זמינותם של המשאבים היא המגבלה הפנימית הגדולה ביותר על ביצוע המשימה. התנאים החברתיים, הפוליטיים, הכלכליים והמשפטיים של הסביבה הם המגבלות הסביבתיות העיקריות.
מגבלות סביבתיות, בגלל חשיבותן, מובנות אל תוך הארגון והופכות להיות חלק מתרבותו. כאשר הן חברי הארגון והן סביבתו מעריכים את הארגון, גם הפעילות שלו מקבלת ערך חיובי משלה, ועל כן קשה לשנותה. הגדרת המשימה והביצוע שלה מוגבלות הן על ידי הסביבה החיצונית, הן על ידי התרבות הפנימית והן על ידי האינטראקציה בין הארגון ובין סביבתו. על כן, לעתים קרובות, קשה מאד להכניס חידושים. על כן, יש לבחון כל הזמן את המגבלות, הן של הסביבה והן הפנימיות, על מנת לבדוק אם הן הכרחיות. שינויים, כגון המצאה חדשה או פיתוח מיומנות חדשה, שמוכנסות על ידי הנמכת המגבלות, עשויות להביא למשימות חדשות או לביצוע טוב יותר של משימות ישנות. אם אין בחינה מתמדת כזו, הסטנדרטים של הארגון עלולים להשתנות לרעה.
לארגון עם יותר ממשימה אחת, אך ללא הגדרה ברורה של סדר העדיפויות ביניהן, ביצוע משימה אחת משמש כמגבלה על ביצוע אחרת.
מגבלות של משאבים אנושיים
גם לאחר שהוגדרה משימה ראשונית, עליה יש הסכמה, פעילויות אחרות, אף אם הן נחוצות וחשובות, עלולות להפוך למגבלות על המשימה הראשונית. בארגונים מודרניים יש הפרדה בין כל הפעילויות (רק בחברות פרימיטיביות יש אינטרגציה בין חיי העבודה, המשחק והמשפחה) ובין הקבוצות המבצעות את הפעילויות השונות. גם אם החברים בארגון מקבלים את הגדרת המשימה הראשונית, הרי החברויות השונות של החברים לא מעניקות את אותו ערך למשימה הראשונית ולא תמיד תהיה הרמוניה בין הערכים השונים שהקבוצות מעניקות לפעילויות השונות. לכן, מגבלה חשובה על יעילות הפעילות של הארגון נעוצה במשאבים האנושיים שלו, אנשים המביאים עימם יותר מפעילות אחת שעליהם לתרום לה. הצרכים האנושיים עלולים לשנות את הדרישות, תוך השמת פעילויות לתפקידים והשמת תפקידים למשימות קבוצתיות. סולמות הצרכים האנושיים של סיפוק וחסך מוטלים על היעילות של מערכת המשימות של האגון. כל פרט שואב סיפוק ומקבל חסך בעבודתו מ – [1] היחסים הבין אישיים והקבוצתיים הקשורים ישירות לפעילות של המערכת, [2] ההרמוניות או הדיסהרמוניות של יחסים אלו עם חברויות בקבוצות אחרות, [3] הסיפוק או החסך הנחווה מהפעילויות עצמן.
טבעה של המשימה ושל הפעילויות הנכללות בביצועה עשויים לספק לאדם סיפוקים גלויים – חיזוקים, יוקרה, הכרה, או חסכים גלויים – עונשים, שיעמום. טבע המשימה יכולה לגם לספק סיפוק וחסך על ידי הדדיות עם העולם הפנימי של דחפים וצרכים לא מודעים להגנה כנגד חרדה.
סיפוקים וחסכים הנובעים מטבעה של המשימה, מיחסים שבתוך מערכת הפעילויות ומהרמוניות ודיסהרמוניות עם חברויות בקבוצות אחרות הם מובחנים זה מזה, על אף שבמקרים מיוחדים ונדירים הם מתמזגים. אמנם מצבים של חפיפה בין סוגים שונים של קבוצות הם רצויים, שכן הם תורמים לסיפוק רב יותר של חברי הקבוצה מהעבודה וליעילות גבוהה יותר, אך הם היוצא מן הכלל. מה גם שמצבים של חפיפה מקשים על שינויים באותו ארגון. קבוצה כזו מגדירה מחדש, באופן לא מודע, את המשימה הראשונית שלה ומתנהגת כאילו היא מתגוננת מפני שינוי.
