יעוץ ארגוני - מרכז פרויד
יעוץ ארגוני - מרכז פרויד

מאמרים

McEnvoy – The contractong process

החוזה הוא יותר מאשר הסכמה על המשימה והתשלום. לפי המחבר, תהליך החוזה הוא שיטה שלפיה הקליינט והיועץ מנסים להגיע למספר תשובות:

1. מאין מגיעים כל שחקני המפתח להתערבות

2. מה הם מצפים לקבל מהייעוץ

3. מה הם מצפים לתת להתערבות (התשומות שלהם)

4. איך הם ידוע שהם עשו זאת
תאריך פרסום: 12/9/2003

McEnvoy The contractong process[1]

תרגם ותמצת מאיר גלבוע

 

החוזה הוא יותר מאשר הסכמה על המשימה והתשלום. לפי המחבר, תהליך החוזה הוא שיטה שלפיה הקליינט והיועץ מנסים להגיע למספר תשובות:

  1.         מאין מגיעים כל שחקני המפתח להתערבות

  2.         מה הם מצפים לקבל מהייעוץ

  3.         מה הם מצפים לתת להתערבות (התשומות שלהם)

  4.         איך הם ידוע שהם עשו זאת

כדי להבטיח את הצלחת הייעוץ, ההנחות והציפיות צריכות להיות ברורות וכן צריך שתהיה מסגרת שתאפשר בחינת הציפיות בתהליך דינאמי.

התהליך מתחיל בהבהרת סוג הייעוץ, מאחר שזה מקור לאי הבנות רבות. רוב עבודות הייעוץ שעושה בריאן ידידנו (כותב מאמר זה) הן לסייע לקבוצות הנהלה בכירות להיות ליותר אפקטיביות, והאפקטיביות בהשגת המטרות שלהם קושרה ל 3 שאלות עיקריות:

  1.         האם הם יודעים מספיק על הבעיות הטכניות והתפעוליות שהם צריכים לטפל בהן.

  2.         האם הגישה שהם עומדים לאמץ תביא לתוצאות המבוקשות.

  3.         האם מספיק להחזיק את הקבוצה יחד כדי לעודד אותם להשלים את המשימה בהצלחה ולגדול עם התהליך?

השאלה הראשונה היא על נושאי תוכן, השניה על התהליכים הקשורים למשימה והשלישית על התהליכם הקשורים לאחזקת הקבוצה.

תוכן – מה אנו מנסים לעשות, זהו הנושא של הבעיה, הנתונים הקשורים לה, המטרות, המושגים והעניינים הטכניים והתפעוליים המוחשיים. תהליך – איך עושים זאת, כולל את המתודולוגיה והגישה, היחסים הבין אישיים ודינאמיקה קבוצתית.

את התהליכים מחלק המחבר לשני סוגים תהליכי המשימה ותהליכי האחזקה. תהליכי המשימה. תהליכי המשימה – אלו הפעילויות המובילות קדימה להשגת המשימה. תהליכים אלו הם בד"כ גלויים, ניתנים ללמידה והם חלק מהכישורים הנדרשים מיועץ, כגון: הגדרת מטרות, הבהרת החזון, הסכמה על סדר יום, סיעור מוחות, קביעת סדרי עדיפויות, השגת קונצנזוס, תכנון פעולות והגעה לסיום (getting closure[2]).

תהליכי אחזקה – הפעילויות המתייחסות לתגובות של הפרטים לאירועים הקשורים בהשגת המשימה. לעתים קרובות סמויים ובלתי מוכרים. יש להם השפעה ניכרת על היכולת ועל הרצון לעשות דברים ולהיות מחוייב לתוצאות. הם בד"כ קשורים לרגשות וכוללים: עניינים בין אישיים של סיום, השפעה, דפוסי התנהגות קבוצתיים הקשורים לאי רצון להתייחס לבעיות, לנימוס, עמימות, תסכול, תגובות אמוציונליות למשימה, רצון להיכנס למו"מ ולשיתוף פעולה, כל נושאי המנהיגות ותלות.

 

טבלה מס' 1 – תהליכים (הטבלה רק בערך!! במקור זה יותר תרשים זרימה)

 

תהליכי משימה

תהליכי אחזקה

חוזה על התפקיד

איך אתה מרגיש בעניין היותך כאן לביצוע המשימה הזו?

חוזה על התפקיד של אחרים

 

הבהרת המשימה – vision - mission

 

הבהרת התהליך, סדר יום לפגישה

האם כולם כלולים ותורמים?

 

מי מדבר אל מי? עניינים של מנהיגות

איסוף מידע (data generation)

אם יש קונפליקט – סמוי/גלוי? מהי רמת האנרגיה של הקבוצה?

הבהרת הנתונים ודין על סדרי עדיפויות

האם יש רעיונות חדשים? האם מבטאים רגשות?

צעדים לפעולה, החלטות בקונצנזוס

איך מקבלים החלטות בקבוצה?

סיום ומעקב

איך את ה מרגיש על עבודתך וההישגים?

 

 

טבלה מס 2 היא מעין מודל פשוט המתאר את האיזון בין תוכן ושני סוגי התהליכים, וכיצד זה מתבטא בסוגים שונים של התערבות. בקצה אחד מתואר המושג המסורתי של מנהל הפועל בשיטת "השורה התחתונה", ואת רוב המאמץ שלו הוא ממקד בהבטחת נושאי התוכן, ואילו על התהליכים משקיע רק מעט המאמץ הנחוץ להבטיח את המשך הפעילות של הארגון. בקצה השני מצוי היועץ התהליכי, המתמקד בעיקר בתהליכים המעודדים את תחזוקת הקבוצה ותהליכי המשימה, ומצפה מהמשתתפים לתרום בעצמם את מה שקשור לתוכן.

 

טבלה מס' 2 – רצף תפקיד של תוכן/תהליך

                                                        

                                                                            תוכן

 

                                           

                                               תהליך משימה

 

תהליך אחזקה

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


    Process consultant           facilitator                    project leader            nanager

 

המשמעות של ההבחנה בין תוכן ותהליך ובין שני סוגי התהליך לחוזה, הוא שהיועץ צריך להחליט:

v     היכן, ברצף זה, הוא מתכוון לייעץ

v     הקליינט מסכים למקום שבו היועץ צריך להיות

v     ליועץ יש הזדמנות וחופש לפעול ממקום זה

כאשר מחליטים על החוזה ומעדכנים אותו, זה הזמן הטוב ביותר ליצור את ההבנות ולתחזק את היחסים בין היועץ לנועץ או להתאימם לנסיבות המשתנות.

3 השאלות אודות האפקטיביות (מה אנו מנסים לעשות? איך אנו מתכוונים לעשות זאת? איך נסתדר יחד?) מספקות סדר יום לדיון על החוזה. הדגש היחסי ששמים על כל אחת משאלות אלו יקבע את מקום היועץ על הרצף של תוכן – תהליך. הנושאים נחלקים כך:

שאלה

טבע

נושאים

מה הקבוצה מנסה לעשות?

תוכן

טכני, עניינים תפעוליים או תפקודיים

איך הקבוצה מתכוונת לעשות זאת?

תהליך משימה

משימה, נושאים פרוצדורליים וניהוליים

איך הקבוצה מתכוונת להישאר יחד פרודוקטיבית וצומחת

תהליך תחזוקה

יחסים ורגשות

 

יצירת קשר טוב עם הקליינט מאפשרת לסכם חוזה, כדוגמת זה בנספח.

יצירת הקשר אינה קלה, ולעתים קרובות יועצים שואלים עצמם אם עליהם בכלל להמשיך בייעוץ במצב מסוים. חוסר התייחסות לנושא זה מוביל לבעיות בשלבים מתקדמים בייעוץ. במצב זה, צריך לחשוב אילו אינטרסים הייעוץ משרת ואינטרסים של מי. הקריטריונים המוצעים (עפ"י Cherniss):

v     האם יש התאמה בין ערכי היועץ וערכי הנועץ?

v     האם יש מספיק משאבים למילוי המשימה, לרבות זמן ייעוץ?

v     האם היועץ יכול לעבוד עם הקליינט?

וכן יש נושאים נוספים לשיקול בעניין זה:

v     האם זהו סוג העבודה שאתה רוצה לעשות?

v     האם אתה עושה זאת כי הבוס שלך עומד על כך?

v     האם סיכויי ההצלחה עולים על – 50%?

v     האם הקליינט מוכן לעבוד אתך באופן שאתה תחוש נוח עם זה?

לעתים נדירות ביותר יש לשאלות אלו תשובות של כן או לא. אך אקספלורציה של שאלות אלו בתהליך החוזה מסייעת להתמודד עם התוצאות של "חתימת" החוזה או ירידה ממנו. זה עשוי להיות המקרה, כאשר יש שלב של כניסה, הקודם לשלב החוזה (כמודגם בטבלה מס' 4):

 

שני שלבים של תהליך החוזה

 

                              חוזה בכניסה                                      חוזה על העבודה                                                        

                           למיסוד התהליך                                  למיסוד ההתערבות                                                                        

ח

ו

ז

ה

ח

ו

ז

ה

 


                       אבחנה ראשונית                                    מטרות ויעדים                                                                

                      ציפיות                                                   ציפיות                                                

                      מניעים                                                  פיתוח תפקידים          התערבויות                                     

                      תהליך של דיון והסכמה                           פיתוח נורמות                                                                        

                      תפקידים                                               התנהגות                                                      

                      הערכת הצלחה                                      אבחון                                                             

 

 

שלב החוזה בכניסה מאשר ליצור בהירות והסכמה עם הקליינט על התהליך שמתכוונים לעשות בשלב ההתערבות עצמה. אח"כ יותר קל לדון על התוכן.

 

הנחיות לתהליך החוזה (עפ"י Reiker):

  1.         אחריות על כל יחסים צריכה להיות משותפת.

  2.         הכניסה לחוזה צריכה להיות חופשית.

  3.      

תגובות

הוספת תגובה

אין עדיין תגובות למאמר זה.

צרו קשר

מוזמנים ליצור עימי קשר.


×Avatar
זכור אותי
שכחת את הסיסמא? הקלידו אימייל ולחצו כאן
הסיסמא תשלח לתיבת הדוא"ל שלך.